Wat verhuur je, wie gebruikt het en wat moet er voor de volgende klant gebeuren? Hieronder volg je die vragen door één bedrijf: Waterwerf Recreatie. De namen en afspraken zijn fictief; je kunt de dossiers zelf openen in het voorbeeld hierboven.
Daghuur en jaarafspraken vragen andere opvolging.
Een sloep gaat een paar uur mee, een ligplaats hoort een heel jaar bij dezelfde klant en een chalet krijgt na ieder verblijf nieuwe gasten. Waterwerf organiseert die activiteiten naast elkaar. De huurperioden verschillen, maar op kantoor komen de vragen bij dezelfde mensen terecht.
Daarom begint de inrichting met aparte overzichten voor boten, ligplaatsen en accommodaties. Bij elk overzicht horen passende afspraken: een uitgiftetijd bij de boot, een looptijd bij de ligplaats en een aankomsttijd bij het chalet. De klantgegevens en documenten blijven vanuit die afspraken bereikbaar.
| Activiteit | Eigen afspraken | Volgende stap |
|---|---|---|
| Sloepverhuur | Huurder, boot en huurperiode | Uitgifte en retourcontrole |
| Jaarligplaatsen | Houder, ligplaats en looptijd | Verlenging voorbereiden |
| Vakantieverblijf | Gast, accommodatie en verblijf | Schoonmaak en sleuteloverdracht |
Gedeeld: relaties, planning, documenten en opvolging
Voor een medewerker begint de dag met wat aandacht vraagt. In dit voorbeeld staan de retourcontrole van Sloep Luwte, de schoonmaak van Chalet Oever en het verlengingsvoorstel voor ligplaats A-12 bij elkaar. Open een aandachtspunt om te zien wie ermee verder kan.
Koppel de verschillende afspraken aan dezelfde klant.
Iris Meijer heeft een vaste ligplaats voor zeilboot Merel en huurt daarnaast een sloep voor dinsdag. Wanneer ze belt, wil je beide afspraken kunnen vinden. Een apart klantbestand voor iedere activiteit zou betekenen dat je dezelfde contactgegevens meerdere keren moet bijhouden.
In het voorbeeld is Iris één relatie. Haar ligplaats, jaarcontract en losse huurafspraak zijn daaraan gekoppeld. Zo kun je vanuit het klantdossier naar de reservering en vanuit de reservering weer naar de boot. Een collega ziet welke afspraak bij welke vraag hoort.
Welke gegevens bewaar je waar?
Bewaar vaste kenmerken bij het object: capaciteit, locatie, inventaris en onderhoud. Zet de periode, huurder en overdrachtsafspraken bij de reservering. Leg de looptijd en voorwaarden bij het contract vast. Dan blijft de geschiedenis van de boot beschikbaar wanneer de volgende huurder komt.
Een lege plek in de agenda is nog geen verhuurklaar object.
Bij verhuur heb je twee planningen die op elkaar moeten aansluiten: wanneer een klant het object gebruikt en wanneer je team eraan werkt. Sloep Luwte komt om 14:00 terug. Dat is ook het moment waarop Joost de accu, inventaris en bijzonderheden moet controleren.
Bij Chalet Oever is de schoonmaak voorzien van 11:00 tot 12:30. Alex en Sam arriveren om 16:00. De tijd tussen die afspraken geeft ruimte om de sleutel te controleren of een gemeld probleem op te lossen. In het voorbeeld moet Femke de schoonmaakafspraak nog bevestigen.
- Uitgifte Sloep LuwteIris Meijer · huurafspraak tot 14:00Huurafspraak
- Wissel Chalet OeverFemke Hoek · schoonmaak en sleutelcontroleBevestiging nodig
- Retourcontrole Sloep LuwteJoost Maas · Accu, inventaris en bijzonderhedenControle klaarzetten
- Aankomst Chalet OeverAlex en Sam · Nora VeenAankomst
Maak de overdracht concreet
Leg per overdracht vast wie verantwoordelijk is, wanneer het werk klaar moet zijn en wat gecontroleerd wordt. Controleer bij een nieuwe reservering ook onderhoud en de benodigde voorbereidingstijd. Een gereserveerde periode alleen vertelt je nog niet of een object klaar is voor gebruik.
De huidige afspraak blijft staan. Het volgende jaar bereid je apart voor.
Een jaarligplaats vraagt andere opvolging dan een middag verhuur. Bij A-12 loopt de huidige afspraak tot 31 december 2026. Voor 2027 wil kantoor de periode, het bedrag en de voorwaarden kunnen controleren, terwijl de huidige afspraak gewoon terug te vinden blijft.
Maak daarbij zichtbaar wat al is afgesproken en wat nog een voorstel is. Wie controleert het nieuwe bedrag? Welk document hoort bij de lopende periode? Is de klant al akkoord met de volgende periode? Die vragen horen bij het contractdossier, gekoppeld aan de ligplaats en de klant.
Probeer de actie bij A-12: je zet een conceptvoorstel klaar en ziet dat terug in het overzicht. In deze demo wordt niets verlengd, ondertekend of gefactureerd. Zo kun je eerst beoordelen of de manier van werken past bij jouw terugkerende afspraken.
Van huurafspraak naar akkoord en facturatie
Bij een nieuwe huurafspraak leg je de periode, voorwaarden en eventuele extra's vast in het voorstel. Een document dat ondertekend moet worden, verbind je via SignIQ aan de afspraak. In het klantportaal deel je de stukken die voor de huurder bedoeld zijn. E-mail, WhatsApp en gespreksnotities geven kantoor de achtergrond bij een vervolgvraag.
Controleer voor de factuur welke periode en kosten zijn afgesproken. Voor een jaarligplaats kun je een terugkerende factuur inrichten. Beoordeel bij verlenging opnieuw de looptijd, het bedrag en de voorwaarden; een factuurreeks bepaalt niet of de klant akkoord is met een nieuw contract.
Leg vast waar de opdrachtgever akkoord op geeft.
Leg per huurafspraak de periode, het object en de voorwaarden vast. Een jaarcontract blijft een aparte afspraak.
Sloep Luwte · familie Meijer
Werkafspraken: Boot: Sloep Luwte · Huurperiode: 15 sep · 10:00–14:00In SideIQ verbind je SignIQ aan je document. Hier oefen je het akkoord; er wordt geen handtekening gezet.
Voorbeeldgegevens. Acties blijven in deze demo; er wordt niets verstuurd, ondertekend of gefactureerd.
Bewaar onderhoud en bijzonderheden bij het object.
Een melding bij terugkomst is ook van belang voor de volgende verhuur. Als de laadstekker van een boot hapert, moet die informatie bereikbaar zijn voor de werkplaats én voor de collega die nieuwe reserveringen aanneemt.
In Waterwerf staat Sloep Stroom buiten de verhuur terwijl Joost de laadstekker controleert. De onderhoudsmelding verwijst naar de boot. Het bootdossier laat op zijn beurt zien waarom het object in onderhoud staat. De vraag of de boot weer inzetbaar is, blijft zo verbonden met het werk dat nog openstaat.
Bewaar meer dan alleen de melding
Noteer ook wie het probleem oppakt, wat er is onderzocht en wat de uitkomst is. Beslis daarna wie de vrijgave controleert en de verhuurstatus bijwerkt. Bij een volgend probleem kan je team de eerdere bevindingen erbij pakken, ook als een andere collega de verhuur afhandelt.
Begin bij wat je verhuurt en wat je team moet weten.
De haven maakt het voorbeeld concreet, maar dezelfde vragen spelen bij voertuigen, fietsen, materieel of opslagruimte. Het object verandert; je wilt nog steeds weten welke klant welke afspraak heeft, wat beschikbaar is en wie het vervolg oppakt.
Begin met één veelvoorkomende verhuur en werk die helemaal door: aanvraag, afspraak, voorbereiding, overdracht en afronding. Bepaal welke gegevens je daarvoor nodig hebt. Voeg daarna de verschillen toe, zoals een huur per uur, een langere looptijd of een controle na gebruik. Je hoeft niet elke activiteit in dezelfde werkstappen te persen.
In SideIQ heet zo’n eigen overzicht een collectie. In het voorstel hieronder kun je de naam, werkstappen en een extra veld aanpassen. De voorbeeldgegevens laten zien wat die keuzes doen. Met Rio maak je vervolgens een persoonlijk voorbeeld voor je eigen bedrijf; de uiteindelijke inrichting stemmen we samen af.
Van jouw werk naar een eerste inrichting.
Probeer een voorstel, pas het aan en bekijk het resultaat in deze demo. Dit voorbeeld gebruikt vaste voorstellen per werkproces. Voor jouw bedrijf maak je later samen met Rio een persoonlijk voorbeeld.
Aanpassingen gelden alleen in deze demo en verdwijnen bij herladen of wisselen van branche. Beschikbaarheid en de inrichting van je eigen omgeving stemmen we persoonlijk af.
